喜馬拉雅作為國內領先的音頻分享平臺，擁有豐富的音頻內容生態。面對日益龐大的工作內容和逐漸壯大的團隊規模，喜馬拉雅選擇釘釘作為公司的工作平臺，通過為制作團隊、產品、研發、運營等部門帶來的新協同工作方式，切實有效地提升了工作效率。

品牌故事

喜馬拉雅是深受用戶喜愛的在線音頻分享平臺，致力于用聲音分享人類智慧，用聲音服務美好生活，提供一家人一輩子的精神食糧。

一方面站在用戶視角，為更多用戶提供他們感興趣的、符合他們使用場景的音頻內容；另一方面搭建機制，為更多內容創作者提供良好的成長空間。

如今，已經建立了從頭部 IP 到長尾內容全面覆蓋的健康、均衡、有活力的生態內容體系，在線音頻服務已經涵蓋了用戶從 1 歲到 100 歲不同年齡階段所需要的豐富內容，累積了包含 101 個品類的 3.4 億條音頻內容。截至 2022 年前三季度，喜馬拉雅全場景平均月活躍用戶已達 2.82 億。

如此龐大的用戶規模、如此快速的業務增長，使得喜馬拉雅逐漸擴充了十多條產品線，員工數量也在短時間內得到了快速擴充。隨之而來還有部門間的協同問題、組織能否敏捷反應快速響應市場變化的問題，以及企業數字資產的問題等三大痛點需要解決。

比如說“部門間的協同問題”，喜馬拉雅目前有 20 多條產品線，再加上市場部門、產研部門、運營部門等等，最多的時候一個項目需要 25 條業務線共同協作，牽扯到上千人集中協同。

此外，互聯網業務一大特點就是變化快，所以容易導致邊界不清楚，職位和職責會隨著業務不斷調整。在業務的動態變化中，并不是每個人都清楚自己的權責、職位要求。于是組織就需要一個數字化工具能夠客觀度量每個項目、每件事、每個人的過程和結果。

每一個工作線都會產生龐大的數字資產，比如說每個項目總結的經驗、在整個過程中每個人的思考等等。如果每個項目都能沉淀出一套經驗可以復用，有素材和數據可以參考，這對企業來說可以減少資源浪費。

擁有強大的及時溝通和在線協同能力的釘釘，可以高效解決這些痛點，成為喜馬拉雅公司探索組織和業務數字化的工作平臺，通過為制作團隊、產品、研發、運營等部門帶來的新協同工作方式，切實有效地提升了工作效率。

跨部門高效協同  

• 釘釘知識庫：重塑工作新模式

第一個就是知識庫的應用。喜馬拉雅在投研全員推廣釘釘知識庫、全員智庫文化，特別是業務團隊都在使用知識庫進行沉淀。

比如說產品部門，在他們的日常工作中需要繪制流程圖、產品架構圖等等。在沒有使用釘釘知識庫之前，產品部門會面臨設計工作版本不統一，社交溝通需要用到不同類型的建模工具等問題。

產品經理做完圖之后，還需要截圖貼到 word 中，拿到部門內部評審，這一環節又會涉及到 word 版本的不統一；最后還需要將 word 轉成 PPT 去做匯報，這又加重了 PPT 文化：過于注重圖的形式而忽略了內容，使整個設計過程過于形而上，從而導致設計和匯報的內容與真正落地的內容不一致。

使用釘釘知識庫之后，整個設計過程都可以統一到知識庫中，跨部門在線協同完成，包括各個產品功能的流程圖、產品架構圖，最終落地之后形成的里程碑等等，全部可以直接在知識庫上面進行編輯創作。

在產品部門完成了一個設計之后，需要跟相關部門一起來討論溝通時，直接在知識庫中進行在線協作即可，也可以直接分享到對應的人，大家可以同時進行編輯。

通過知識庫向上匯報也變得更加透明高效，得到上級確認后，直接通過文檔更新，就自然而然的形成了一個包含設計過程的匯報文檔。

通過知識庫，整個產品設計的思考過程得到了很好的沉淀，整個工作過程變得更加高效，知識庫本身的權限控制，可以保證內容不會在傳遞的過程中丟失。

對于內容制作團隊來說，釘釘文檔、釘釘知識庫的協同作用也非常重要。開頭提到，喜馬拉雅目前有 20 多條產品線，不同的產品線上不同的節目，由不同的制作人主導，一個內容專題從策劃、制作到上線，常常需要跨部門的協作，包括 IP 選擇、主題內容、音頻材料、作者信息、版權信息、專題文案等。

以前，一個音頻內容專題的制作上線通常需要一周時間，現在，通過使用釘釘文檔，在線匯總不同部門提供的信息，高效完成音頻內容前期收集，只需要 2～3 天就可以完成。

現在，喜馬拉雅已經形成了“在線文檔文化”，90% 以上的場景都在使用釘釘文檔進行知識沉淀。截至 2022 年 12 月，累計超過 60 萬份在線文檔，每周新增超過 3000 份。

• 釘閃會：創新在線會議模式

喜馬拉雅日常線上會議較多，如周會、產品迭代會、腦暴會等。

在使用釘閃會以前，主持人需要逐個私信參會人，協調和預約會議時間，經常會有日程沖突問題，會前的溝通和協調非常耗時耗力。比如，開周會前，主持人還需要單獨創建會議文檔，手動設置大綱和格式，讓大家填寫各自的進展內容。

周會過程中，團隊成員逐個“宣讀”自己的進展，由于其他人沒有提前了解“宣讀”的內容，導致會議缺乏重點、時間冗長，聽者也很痛苦。另外，主持人還需要一直做記錄，無法專心參與，重點問題無法得到充分討論和梳理，整體會議效率極低。

使用釘閃會以后，主持人會要求參會人員在開會前提早準備議題，并提前 15 分鐘默讀，然后直接在釘閃會的紀要中添加評論，進行初步的討論。這樣正式開會時，參會人員就已經了解了相關內容，只需挑重要問題進行答疑和討論即可，大大提升了開會效率。

釘閃會的云錄制功能，還可以方便會后自動存檔會議音視頻和文字記錄。

在類似產品迭代會、腦暴會等會議中，常常需要在線協同編輯會議文檔。釘閃會的閃享功能，可以將迭代文件或腦暴文檔共享出來，開啟成員編輯權限，這樣就可以邊討論、邊完善。

可以說，釘釘會議創新了在線會議模式，極大提高了會議效率，特別是在疫情下員工居家辦公時，釘釘會議很好地提升了跨部門間的協同。

如今，釘閃會已經成為喜馬拉雅內部非常高頻的辦公工具，從 2022 年初的每天 20 場，提升到最高每天 900 多場，目前 95% 以上的在線會議都使用釘釘會議。

項目管理透明可控

提到項目管理就不得不先說說，“項目管理辦公室”（也就是 PMO）的三大主要職責：

• 第一個是“串”，指的是所有事情串起來，把相關方、問題串起來；

• 第二個是“推”，推進事情的解決，項目的進展，把控風險；

• 第三個是“破”，破除部門墻。

每個部門都會代表自身部門的利益，涉及到部門之間協同時，PMO 作為第三方的優勢，就是不代表任何一方的利益，可以更好地推進事情進展。

釘釘項目（Teambition）可以作為 PMO 最重要的抓手，幫助 PMO 實現這三大職責。

比如，喜馬拉雅 App 的一次迭代，可能會包含大幾十個需求，現在借助 Teambition 進行迭代規劃，團隊在每月初統一進行需求集中評審，將每月的需求安排為兩個迭代。

隨著迭代規劃效率的提高，集中評審讓開發團隊對于需求的理解更深，產品提前梳理需求的價值和優先級，測試更早地介入需求了解并撰寫用例，使得需求、開發、測試反應都很敏捷。

這樣，在每個迭代需求數大致保持一致的情況下，將迭代周期從原來的一個半月縮短為兩周，切實地提升了研發效率。

每次迭代結束后，喜馬拉雅開發團隊都會召開迭代回顧會議，對本次迭代進行復盤。使用 Teambition 敏捷開發項目中的燃盡圖（迭代進展走勢圖），通過篩選團隊和成員來回顧這次迭代的完整情況，成員可以結合燃盡圖以及對應的任務詳情表，針對耗時比較高以及影響進展的開發任務進行分析和總結。

在識別風險方面，PMO 借助 Teambition 了解的信息更全面，可以提前預警風險來協調各方的動作，避免事后諸葛亮。

比如，在喜馬拉雅曾經發生過主 APP 客戶端要發版，同時某些項目上線，這個項目還要依賴新版本功能的情況。這就會造成一種沖突，即發版后會有一個灰度時間，在前幾天可能陸續會有 5%、10%、30% 的人，分階段地體驗到新版本功能，還有很多人不愿意更新，因此可能會導致新項目上線后只能向小部分人展示，項目效果就會大打折扣。那 PMO 團隊就可以提前識別這些矛盾的地方，提示各方風險、協調上線時間等。

PUGC 是喜馬拉雅內容生態重要組成部分，喜馬拉雅有大量音頻內容需要創作，相關部門可以在 Teambition 上創建“泛知識制作”的項目管理，從立項、BD 談判、策劃、籌備上線、運營的完整流程都可以通過 TB 管理。

現如今，Teambition 組織架構和喜馬拉雅在釘釘上的組織架構已經打通，賬號打通信息同步，用戶進入釘釘就可以直接登錄 TB，隨時查看項目信息和管理任務，做到快速響應。項目內關鍵進展還可以推送到群內，實現信息充分共享。

當部門與部門之間實現了高效協同、項目管理的整個流程清晰可控時，一個組織的管理效率和運營效率就會極大提升，由此推進而產生的結果、各種類型的產品和服務質量，也能夠在很大程度上得到保障，最終確保組織目標的實現，全面提升組織效能。

組織效能全面提升  

• 獲取信息、沉淀知識

在幫助企業員工高效獲取信息和沉淀知識方面，喜馬拉雅基于釘釘企業百科能力，搭建了自己的百科體系，將內部專用名詞、行業用語、縮略詞等詞條，通通收納到百科知識庫中。

在員工聊天中提及的詞條，自動高亮顯示，點擊即可獲取解說內容，讓員工在溝通中學習，在協作中同頻，大大減少了內部溝通和協作成本。

喜馬拉雅還利用釘釘開放的能力，創建了自助答疑機器人，可以針對員工的主動咨詢，提供自動答疑。

為了提升員工查找信息的效率和體驗，喜馬拉雅充分利用了釘釘的全局搜索能力，并結合自身業務特征，借助釘釘開放的 API 能力，在默認搜索類型文件、日志、功能、聯系人、群組等中，將自由業務產品和自建系統等加入搜索中，比如專輯產品、自建應用、論壇等。

截至 2022 年 12 月，喜馬智能助手也就是釘釘機器人，累計咨詢 5.8 萬次，累計服務 4000 多人，自動回復率 88%。企業百科累計詞條 997 個，其中 50% 以上的詞被至少每次 10 人使用，累計觸達用戶 2 萬次。

可以說，釘釘在幫助喜馬拉雅的員工獲取信息、沉淀知識方面，效果顯著。

• 優化全公司流程

在“優化全公司流程”方面，組織效能部可以通過釘釘管理后臺查看全公司的 OA 審批數據，分析不同流程效率背后的邏輯。

比如看到某些環節審批速度遠遠高于其他環節，可以考慮這些環節中的把控點是否合理？是否意味著這幾個環節沒有價值？是否需要優化？

再比如在績效考核方面，喜馬拉雅將自研的 OKR 工具與釘釘知識庫進行連接，可以把任意周期的任意一個 O 和 KR 插入到知識庫中，對 OKR 進行復盤。還可以用知識庫的劃詞評價的能力，對復盤內容的評價進行溝通。

• 保障 IT 服務

在保障 IT 服務方面，為滿足企業內部各業務部門多樣化需求，喜馬拉雅利用低代碼平臺，搭建應用和流程，比如行政用品申領等，降低了應用開發成本和技術門檻，可以快速響應業務需要。

案例總結  

我們來總結一下，喜馬拉雅是如何借助釘釘，通過數字化手段快速適應業務飛速發展的：

• 第一，借助釘釘知識庫和釘閃會，重塑了工作模式和會議模式，極大提升了跨部門間的協同。

• 第二，借助釘釘上的 Teambition 工具，為項目管理提供抓手，實現了項目管理的透明可控。

• 第三，借助釘釘機器人、企業百科、流程管理和低代碼開發等，全面提升了組織效能。